الرصاص

المدراء غالبا ما يتعرض لضغوط مختلفة، مما اضطره لقضاء بعض الوقت في مسائل غير مجدية ومضيعة للوقت في. كمدير، سواء كان لا مدير، وهناك دائما الكثير من الوقت في العمل تسهم شيئا. وهناك الكثير من الوقت يضيع حتما.

وموقف الإدارة العليا في المنظمة، في كثير من الأحيان تنظيم أكبر من متطلبات عصره. هذا هو بالضبط مدى فعالية إدارة الوقت؟ كيف قال السيد دراكر نسمع "أب الإدارة الحديثة".

رجل / بيتر دراكر

جيدة في إدارة الوقت، والوقت محدود

كانت هناك سنتين، وأنا أعمل في بنك كمستشار لدراسة هيكل الإدارة العليا للبنك. رئيس البنك، يجب أن يكون مسؤولا I تعرف أكثر من إدارة جيدة للوقت.

عامين، وأنا أتحدث معه مرة واحدة في الشهر، في كل مرة أعطاني فقط نصف ساعة. وفي كل مرة المحادثات، وقال انه لابد من إعدادا جيدا، لذلك لا يمكن إلا أن تكون معدة مسبقا. محتويات حديثنا، مع كل موضوع واحد فقط يقتصر. عندما نتحدث عن ساعة واحدة واقتسام الوقت 20 عاما، بدأ الرئيس لحث لي :. "السيد دراكر، وأعتقد أننا جعل الختام، وأيضا هذه المرة قررت أن الحديث عن موضوع" ساعة ونصف أن كان واقفا لمصافحة لي وداعا.

بعد نحو سنة، وأخيرا لا يمكن أن تقاوم يسأله: "السيد الرئيس، لماذا نتحدث، في كل مرة كنت تقتصر على نصف ساعة" فأجاب: "والسبب بسيط جدا، انتباهي فقط الحفاظ على نصف ساعة. لا يهم ما هو درس المشكلة، تجاوز الحد، وأنا لا أتحدث أي أخبار. وأنا أعلم أيضا أن إذا كان الوقت قصيرا جدا، وليس نصف ساعة، كنت على الارجح قد لا يدركون مدى خطورة المشكلة. "

لا تسمح لأحد أن يعكر الوقت للتفكير

في كل مرة المحادثات، لم يسبق لي أن وجدت مكالمة يأتي في، سكرتيرته دفعت فتح الباب أبدا القول ما شخص ما تنتظر لترى له. يوم واحد سألت عن هذا، فقال: "يا وزير أعرف، عندما أفكر أبدا وعد أي شخص لزعزعة اثنين فقط من الاستثناءات: الرئيس الأميركي وزوجتي.

ومع ذلك، فإن الرئيس الأمريكي نادرا ما يأتي إلى الهاتف، وزوجتي تعرف أيضا أعصابي. لذلك، على أية حال، فإن وزير تضطر إلى الانتظار قبل أن الانتهاء من الحديث ليقول لي. ثم أمضيت نصف ساعة للرد على الهاتف، واستقبال الزوار. بالطبع، أنت تعرف، أنا مثل هذا الترتيب هو مغامرة، ربما عندما نتحدث، حقا يا له من شيء كبير لا يمكن الانتظار لمدة نصف ساعة. "

وغني عن القول، رئيس البنك، إنجاز في الاجتماع الشهري لدينا في هذه المسألة، من أي واحد من اجتماعه كل يوم، ولكن أكثر بالتساوي مدراء أكفاء من ذلك بكثير.

تطبيق نهج مختلف يركز وقت الفراغ

ومع ذلك، حتى أنه في كثير من الأحيان مثل هذا صارمة جدا مدراء الانضباط الذاتي لقضاء ما لا يقل عن نصف الوقت للتعامل مع العديد من قاصر وغير ذات معنى بالضرورة، وأشياء كثيرة خارجة عن سيطرتنا، مثل استقبال "أغتنم هذه الفرصة لزيارة" الزبائن الرئيسيين، وليس بالضرورة مشاركته لن تشارك في اجتماع ، لا تمييز ضرورة أن يكون ب ه بمناسبة الوثائق وما شابه ذلك.

في كل مرة أسمع أحد كبار المسؤولين التنفيذيين قال لي، أنه يمكن على الأقل السيطرة على نصف بهم في ذلك الوقت، ولكن ما يعتقدونه يمكن القيام به حقا. لقد استمعت، حقا أسباب عميقة بما يكفي للشك أنه لا يعرف ظروف الاستهلاك وقتهم الخاص.

كبار المديرين التنفيذيين حقا تتردد في استخدام الوقت، فقط حوالي ربع. انه لم يكن سوى ربع من الوقت يمكن استخدامه على المسائل الهامة، يمكن أن تسهم في الصفقة، وقال انه يجب أن لا يمكن استخدامها في الصفقة. تقدير وبحيث لا يترك أي منظمة هو الحال بالتأكيد. يجب أن يكون هناك استثناء، ثم، ربما حكومة كبار المسؤولين من المؤسسات - على وقت العمل غير منتجة، وكبار المديرين التنفيذيين في كثير من الأحيان من المنظمات الأخرى أكثر من ذلك.

وارتفاع منصب مدير، فإنه لا يمكن أن يكون بعض الوقت التقديري أكثر. أكبر المنظمة، والذي يستخدم للحفاظ على عملية التنظيم، بدلا من اللعب لوظائف التنظيمية ويجب أن يكون وقت الإنتاج أكثر.

وبالتالي، المدير الفعال يعرف انه يجب التركيز على وقت فراغه. كان يعلم انه يحتاج الى التركيز طوال الوقت، والوقت ينقسم إلى عدة أقسام، يساوي أي وقت من الأوقات. إذا كنت يمكن أن تركز الوقت، حتى لو كان فقط ربع يوم عمل، أيضا بما فيه الكفاية للتعامل مع بعض الأحداث الكبرى. على العكس من ذلك، اجزاء وقطع من الوقت، على الرغم من ثلاثة أرباع إجمالي عدد أيام العمل، ولكن أيضا بلا جدوى.

ولذلك، فإن الخطوة النهائية في إدارة الوقت، ويجب أن تكون مجزأة الوقت من قبل مديري تقديرية معا.

أما عن كيفية التركيز، ثم كل شخص لديه طريقته الخاصة. بعض كبار الضباط، في غضون أسبوع، وترك العمل في المنزل يوم واحد. العديد من رئيس تحرير مجلة وكبار العلماء والبحوث، وغالبا ما تستخدم هذه الطريقة.

سوف هناك اجتماع ، مراجعة الحسابات، وتحليل المشكلة وغيرها من الأعمال الروتينية، وجاء هذا الحكم في خلال يومين من الأسبوع إلى مقبض، في حين أن الأيام الأخرى طوال الصباح احتفظت للتعامل مع القضايا الكبرى حقا.

A رئيس البنك في المثال الأخير، فمن ذلك إدارة الوقت. الأعمال الذي عقد اجتماع ، دعوة كبار الموظفين لمناقشة استقبال العملاء المهم وما شابه ذلك، يتم ترتيب يومي الاثنين والجمعة. الثلاثاء، الأربعاء، بعد ظهر يوم الخميس، أي ثابتة صف من العمل، للتعامل مع مسائل أخرى، مثل قضايا الموظفين البحوث فجأة، واجتمع مع عودة مدير فرع في الخارج، وتلقى العميل كبيرا أو رحلة عمل إلى واشنطن، وما شابه ذلك. ولكن في غضون ثلاثة أيام من صباح اليوم، وقال انه سيكون المجدولة مسبقا الوقت للتعامل مع القضايا الهامة، ومع 90 دقيقة كوحدة واحدة.

نهج مشترك آخر هو لجدولة بعض الوقت بعد ظهر كل يوم، في وزارة الداخلية.

أستاذ كارلسون في مذكرته البحثية وذكر أن أحد مديري الأكثر فعالية. والمديرين السابقين الذهاب إلى العمل كل صباح، وهناك دائما 90 دقيقة على البقاء في المنزل، لا يجيب على الهاتف، وتخصصت في العمل البحثي. إذا كان لديك إلى العمل في الوقت المحدد، وذلك في الصباح في المنزل في وقت مبكر، وبطبيعة الحال كان لديك لبدء العمل.

ومع ذلك، فإن هذا النهج هو أفضل من القضايا الهامة كل يوم بعد العمل لاتخاذ المنزل، العشاء ثم قضاء ثلاث ساعات تعامل بطريقة أفضل بكثير. لأنه لا يمكن أن تساعد على متعب، والناس في منتصف العمر هي أفضل الساعات الأولى. ولكن الآن وكأنها لاتخاذ العمل في المنزل لحرق النفط في منتصف الليل المزيد والمزيد من الناس، والتي تميل إلى خلق حالة سيئة: يمكن للناس أن العمل الإضافي في تلك الليلة، بحيث تولي اهتماما وثيقا بعمل تبذل أي وقت خلال اليوم.

التركيز على استخدام الوقت

ومع ذلك، إذا كان لديهم أن نعود إلى القول: التركيز وقتهم والتركيز على "طريقة" في المجموعة الثانية، مدى أهمية هو الوقت المناسب لاستخدامها. كثير من الناس معا الأعمال الصغيرة التعامل معها، وبالتالي بتوقفه كامل فترة من الزمن. ولكن هذه الطريقة ليست له تأثير كبير.

وبسبب هذا النهج، والناس في ذلك الوقت النفسي أو، لا تزال لا ندعها تفلت من أيدينا من تلك الأشياء قاصرا، لا يمكن ترك تلك الأشياء التي تساهم القليل جدا القيام به ولكن لا يمكن أن تفكر به. وستكون نتائج تولد في نهاية المطاف الضغط الزمني الجديد، لشغل وقت فراغه، يفعل التضحية. بعد أيام أو أسابيع قليلة، وقال انه "تتركز" وقت الفراغ، وسوف تكون ما يسمى ب "قضايا جديدة، حالات طوارئ جديدة، جديدة ورطة" الانقسام دون أن يترك أثرا.

مديري فعالة، يجب أن تكون الخطوة الأولى لتقدير كم من "وقت الفراغ" هو حقا عصره، والحفاظ على استمرارية كامل فترة قدرا كبيرا من الوقت ل. مرة واحدة هناك أشياء أخرى في ذلك الوقت "عاب" تحفظات و، وتحليل بعناية مباشرة له وقت قياسي، ثم واحدة من العمل أكثر طفيفة مرة أخرى في وقت واحد. انهم يعرفون بالفعل حقيقة هذه الطبقة، وبالتالي لن تخفض كثيرا.

مراقبة وإدارة لا يمكن مرة واحدة وإلى الأبد

جميع مديري فعالة أعرف: السيطرة على الوقت وإدارة لا يمكن مرة واحدة وإلى الأبد. انهم يريدون ان يفعلوا باستمرار الوقت المسجل على أساس منتظم لتحليل هذه السجلات يجب أن يكون على أساس مقدار ما يمكن أن تسيطر على الوقت، لتحديد موعد نهائي لبعض الأنشطة الهامة التي يجب أن تنجز.

أحد المديرين التنفيذيين فعالة جدا، وغالبا مع اثنين من الجانب الجدول مثل هذه المواعيد. واحد هو حالات الطوارئ ذات الصلة، ليست مهتمة واحد في فعل ذلك بنفسك ولكن لا غير ضرورية. وجدت كل الفارق الزمني الوقت لاكتمالا من المهلة المحددة سلفا، وقال انه سيكون في حالة تأهب لعلامات الساعة تحت تصرفهم قد انزلق بعيدا.

جميع في كل شيء، والوقت هو معظم الموارد النادرة. دون حسن إدارة الوقت، وإدارة أمور أخرى هي مجرد كلام فارغ. تحليل من وقتهم، ولكن أيضا وسيلة لمنهجية العمل الخاصة بهم، وتحديد أهمية التحليل.

"اعرف نفسك" هذا البيان فلسفة الحكمة بالنسبة لنا الناس العاديين، فمن الصعب حقا أن نفهم. ولكن، "اعرف خاصتك تايم" على استعداد للقيام طالما يمكن لأي شخص القيام، وهذا هو الطريق إلى مساهمة وفعالية.

نبذة عن الكاتب: بيتر دراكر هو الرائد الانضباط الإدارة، ولقب "سيد من سادة" "والد الإدارة الحديثة"، انتشرت أفكاره، مما يؤثر على 1 30 وهناك عدد من البلدان؛ دعا نفسه "عالم البيئة الاجتماعية"، نفوذه على علم الاجتماع والاقتصاد من بعيدة المدى، خدم كتاباته كجسر من العصر الصناعي إلى عصر المعرفة.

يتم أخذ هذه المقالة من "السلطة التنفيذية الفعالة (طبعة الجيب)"، صناعة الآلات دار النشر.