بعد أن حاول من قبل مع إيفرنوت وجوجل التطبيق لإدارة الممارسة GTD، بدأت في محاولة لمحاولة استخدام برنامج Microsoft Office Outlook. لأن بنيت التوقعات في حد ذاته يمكن تلقي الرسائل العملية (أي المهام)، والجدول الزمني والتقويم، تأليف لإنشاء قائمة من الميزات، فإنه يمكن القول أن تتناسب بطبيعتها إلى مركز إدارة الوقت . لذلك هذا المقال فعله هو بلدي من خلال الأشهر القليلة الماضية من تجربة الممارسة، الاستفادة بشكل أفضل من بعض الميزات والنصائح الخاصة حول آفاق، ل إنشاء بسرعة، وعمليات إدارة السوائل مهمة متماسكة .
كنت لا تريد أن تقول لي بالضبط بنفس الطريقة، ولكن قد تكون قادرة على إعطائك بعض المراجع والإلهام.
هنا سأشرح مباشرة في مهارات إدارة المهام Outlook وتصميم هذه العملية مع إدارة وقتي، وإذا كنت تريد أن تعرف المزيد عن الوقت أساليب الإدارة الأصدقاء، يمكنك الرجوع أولا لهذه المادة.
0. كامل نظرة عامة عملية إدارة المهام توقعات
أقل من بلدي عملية إدارة الوقت من خلال Outlook، هذا البريد المهمة .
فإن استخدام "أعلام والتذكير" في البريد الوارد تنظيم الرسائل يكون نفس المهمة في تأليف لائحة، واستخدام "الفئة لون" مهمة البريد المخصصة وفقا للسياق، عملية وعرض تقويم موحد مساعدة. وأرشيف البريد غير المرغوب فيه من نظر، والتركيز في الوقت الراهن على المهام الهامة وظروف العمل.
في البريد الإلكتروني، والمهام، والوقت بالطبع، والانتهاء من سياق عملية عمل، يمكنك أيضا الاستفادة من "خطوات سريعة" توقعات يجعل عمليات التشطيب بسرعة أكبر.
1. البريد علاقة مع اللون "فئات" مهمة الظرفية
على الرغم من أن التوقعات لديه دعا المدمج "هام!" وظيفة، ولكن أعتقد أن ممارسة بسيطة من المفرطة أو "رسالة مهمة" من أهمية تذكر، ولكن أيضا الكثير من الناس عندما سوف ترسل رسالة إلى إضافة "هام!"، وهكذا ونتيجة ل "هام!" رسالة على التسمية غير صحيحة في حقيقة هامة بالضرورة . حتى هنا أعود إلى طريقة GTD، الرسائل والمهام مع سياق المصنف جمعها، أكثر أهمية عملية . I للعمل المميز له في سيناريوهات التوقعات هي: الخطوات التالية ، مسار ، وناقش الاجتماع ، ويقول متاح . ووفقا لبالمعنى الحرفي، يمكننا أن نفهم أن هذا هو ما سياق رسالة لتتم معالجتها.
وقد تم تجهيز الأولوية في كل يوم، "الخطوة التالية" من المهم حقا بالنسبة لي في البريد، ثم على أساس منتظم لإلقاء نظرة على "تتبع" ليس هناك أي تقدم في البريد.
تجهيز "اجتماع لمناقشة" رسالة خلال الاجتماع، ثم ليس هناك وقت لنسيان الرسائل "كلام فارغ".
هنا أنا المستخدمة لتصنيف وظيفة البريد الإلكتروني Outlook، هو استخدام "فئات" على برنامج توقعات، هناك مربع ملون في شريط الأدوات البرنامج، يمكنك تخصيص اسم ولون، وخلق الخاصة بك تصنيف الدرجة الخاصة.
لماذا الفئة، بدلا من مجرد مجلدات البريد الإلكتروني؟ لقد جئت الى هنا لشرح.
"الفئة" يمكن أن تساعد البريد الإلكتروني مع لون خاص من التسمية، بحيث حالات خاصة البريد مع الألوان الخاصة، وتغيير مع "الانحياز النوع"، يمكن أن تكون رسائل "تخزين مطوية" من فئات مختلفة في صندوق البريد الوارد.
على سبيل المثال، وأنا الآن بحاجة إلى التركيز على "الخطوات المقبلة"، يمكن أن أضع أنواع أخرى من القوائم البريدية قرب، علبة الوارد يبدو الكثير نظافة.
تسمية اللون مماثلة على Gmail و مزيد من الدراسة من الأصدقاء المهتمين.
"الفئة" هو مفهوم التسمية علامة الرسالة "هل يمكن لشخصين أو أكثر من الفئات". . إذا كان هناك رسالة مفادها أن "الخطوة التالية"، لكنها تحتاج إلى "اجتماع لمناقشة" الفئة التي سوف تكون قادرة على استخدام كل من في نفس الوقت تسميات إضافة اللون. ولكن إذا كنت تستخدم مجلد، يمكنك فقط وضع الرسالة في مجلد واحد. هذا هو ما كنت دائما أقول تسمية الوسم هو أكثر ملاءمة لأسباب تتعلق تجميع البيانات الرقمية، يمكنك ان ترى المزيد من تحليلي السابق.
ميزة النهائية "الفئة" يمكن استخدامها ليس فقط في البريد الفرز، والسفر في تقويم Outlook والمهام والاتصالات ويمكن أيضا إضافة نفس "لون الفئة تسميات" ونتيجة لذلك، فإن جميع مهام Outlook يمكن فرزهم جنبا إلى جنب مع معيار موحد .
على سبيل المثال، مرة واحدة معرفة البريد فحص الحاجة إلى استخدام جميع "اجتماع مناقشة"، مهمة، مواد المؤتمر، معلومات العملاء، بحيث عندما الاجتماع سيكون لتسهيل المناقشة، هذه ليست مريحة جدا؟ (ساوضح لاحقا كيف يمكن للفحص.)
2. استخدام "العلم" القيام البريد الإلكتروني وإلى القيام بمهام من غفوة وتذكير
مع سياق معالجة "فئات اللون" لفرز البريد، رسالة لا تزال بعض "حقيقية إلى القيام بمهام"، وهناك "موعد نهائي"، وهذه المرة وسوف تستخدم "العلم (زر افتة حمراء)" سيكون مهمة الإلكتروني المنحى.
ببساطة تحديد المهام المطلوبة تصبح الرسالة، ومن ثم انقر فوق "العلم (الراية الحمراء زر)" يمكن أن يكون.
هذه المرة يمكن أيضا أن تكون مهمة الرسالة بالإضافة إلى بداية وتاريخ الاستحقاق، يمكنك أيضا تعيين تذكير الوقت الاضافي انا ذاهب للتعامل مع هذه الرسالة الفورية.
وبهذه الطريقة، لا يمكن أن تقلق بشأن تأخير معالجة البريد "مفقود".
3. استخدام ورقة العمل مهام تكامل البريد والمهام العامة
ليس ذلك فحسب، تلك الرسائل مع "العلم" للمهمة، ولكن أيضا يمكن أن يرى في "العمل" الصفحة توقعات، صفحة العمل هو في الواقع إلى تأليف لائحة ورقة العمل.
ومهمة هذه الرسائل تظهر في هذا تأليف لائحة، ويمكنك تغيير اسم هذه الرسائل هنا، ووصف مهمة في العمل.
أحيانا يكون هناك مهمة وليس من رسالة، يمكن إضافة هذه المرة بشكل منفصل إلى ورقة العمل التوقعات، أيضا يمكن أن يحدد وقت التذكير.
أنه، ورقة عمل التوقعات، لذلك سوف لا يغيب البريد الإلكتروني أو المهمة العامة، وخاصة قبل وقت معين لإنجاز الأمور، تأليف لائحة يمكن أن يكون في إدارة موحدة في هذا المجال.
4. استخدام المجلد أرشفة الرسائل
والمبدأ هو قدر الإمكان البريد الوارد يفعلون حقا المهام ، وغيرها من الرسائل غير المرغوب فيها الحذف، أو البريد الإلكتروني الانتهاء "من الأرشيف (من البريد الوارد الخاص بك)،" الذي هو "البريد الوارد فارغة" العمل. في هذا الوقت يمكنني إنشاء "مجلدات البريد" ودعا "عزل" في Outlook، ثم البريد الوارد أن "اكتمال عملية"، "لا تحتاج العلاج ولكن للإشارة إلى" نقل كافة الرسائل إلى "الأرشيف" .
وبهذه الطريقة يمكننا أن يبقيه بسيطة علبة دولة مهمة، ومجلد الأرشيف حيث يمكنك العثور على رسالة الحاجة. (مجلد الأرشيف، أيضا، يمكن أن تضيف "الفئة" لا تصنيف الظرفية)
5. التقويم إدارة الجدول الزمني مساعد والسفر ومهمة
للقيام أمام الوضع تصنيف البريد، العلم مهمة، وختم البريد بعد العمل، وأساسا في البريد الإلكتروني Outlook يجب أن دخلت عملية العلاج الفعال.
في هذا الوقت أيضا مع Outlook حيث يمكنك "التقويم" صفحة لإدارة، وهناك سفر أو الجدول الزمني للمشروع في التقويم، مع الحق في الاطلاع على ورقة العمل لإكمال المهمة اليوم مع البريد، يمكنك المقرر بشكل مناسب.
يمكنك "عرض" صفحة في الجزء العلوي من Outlook، يمكنك إعداد جدول زمني لمعرفة الرؤية، ورقة العمل في نفس الوقت.
ونتيجة لذلك، من أجل بريد Outlook، قائمة المهام، سير، يصبح إدارة موحدة للعملية.
6. إنشاء "خطوات سريعة" لفرز البريد
مشاركة التالي توقعات بعض النصائح حول إدارة الوقت يمكن أن يكون التطبيقات المتقدمة.
بعض خطوات المعالجة أمام الكثير، من أجل إنقاذ الخطوات، يمكنك استخدام "خطوات سريعة" ميزة عن التوقعات، والعثور على العمود "خطوات سريعة" ميزة في الجزء العلوي، وتبدأ بعد ذلك "جديد".
أستطيع أن بناء مثل هذا خطوات سريعة في المخطط، واسمه "إنهاء" لتنفيذ تلقائيا سلسلة من الإجراءات بعد أن كانت الصحافة: يتم نقل هذه الرسالة إلى مجلد الأرشيف ووضع علامة للقراءة، وإزالة فئة السياق الأصلي، وإزالة الأصلي العلم المهمة.
ونتيجة لذلك، بعد اكتمال كل من المهمة، يتم التعامل مع البريد أيضا في سياق، أنا فقط انقر على خيارات خطوات "إنجاز"، ثم جمعت هذه الرسالة تلقائيا استنادا إلى عملية.
أو، كما في الشكل أدناه، والتي تم إنشاؤها دعا "كلام فارغ" خطوات سريعة، والذي يؤدي تلقائيا: مسح الطبقة الأصلية، بالإضافة إلى فئة التحدث حر، والمهام تنظيف العلم، ينتقل إلى تنحية العمل.
في بعض الأحيان، على سبيل المثال، بعد مهمة لوضع البريد لبعض الوقت، والعثور على ضرورة أن يكون هناك وقت للتعامل معها، فقط اضغط على "نقاش حر" خطوات سريعة، وإلا قد يكون هناك تذكير لهذا الوقت من الرسالة سوف تفعل تلقائيا التصنيف الجديد .
7. مجموعة متنوعة من ظروف العمل مع التركيز بحث
وبالإضافة إلى ذلك، يجب علينا تحقيق أفضل استخدام "البحث" ميزة من Outlook، لكنها المرة الأولى التي تستخدم الفهرسة توقعات اللازمة لفترة طويلة، قبل الانتهاء من البحث قد يكون هناك بعض مشكلة في المؤشر.
أفضل استخدام البحث المحلي لمدة سنتين، واحد هو المباشر البحث عن اسم العميل، الكلمة الرئيسية، والعثور على احتياجات رسالة أنت لا تحتاج إلى القيام بمشاريع خاصة أو تصنيف العملاء. والثاني هو شاشة البحث خارج الجبهة مع بي لتعيين جيدة "فئة الظرفية"، "تذكير مهمة"، حتى نتمكن من أن تركز أكثر في بعض الحالات. على سبيل المثال، رأيت الرسالة في الخطوة التالية من الدولة، والسفر، والعمل والاتصالات.
8. استخدام Outlook تطبيق Gmail في سير العمل إدارة الجهاز المحمول
وأخيرا، هو جعل يمكن أيضا سير العمل أعلاه يمكن استخدامها على الأجهزة النقالة، وجدت أن أفضل طريقة هي استخدام تطبيق Gmail على أندرويد لتحقيقه.
والسبب الرئيسي هو النسخة المحمولة من Outlook لا يمكن جعل تزامن في ورقة عمل الكمبيوتر، ولكن بعد حساب Gmail الدخول تبادل جوجل ولكن يمكن متزامنة رقة عمل حول آفاق!
AppSo (مايكرو الإشارة appsolution) تذكير: استخدام سامسونج التركيز (الروبوت) أو تطبيق بريد Exchange تسعة (الروبوت) يمكن أيضا أن تكون متزامنة ورقة العمل.
ورقة العمل تدفق هو بلدي معظم قائمة المهام الهامة، لذلك أنا باستخدام Gmail على هاتفك لإدارة تدفق معالجة المهام الوقت على التوقعات.
ما سبق هو ممارستي الخاصة في عمليات إدارة الوقت توقعات GTD، وتوفير مرجعية الخاص بك، إذا كنت على المدى الطويل مستخدمي Outlook لديهم وسيلة أكثر فعالية لنرحب أيضا تعليقات لمناقشة المشاركة.
المادة أذن نقل من "جهاز لعبة"، والرابط الأصلي: HTTP: //t.cn/RJBBOVZRani
هذه المادة تجعل الهاتف أسهل لاستخدام أوصت به اختيار AppSo، والتركيز الجزئي إشارة appsolution والرد "مساعد ذكي" لاقول لكم لماذا مايكروسوفت كورتانا مايكروسوفت قد تكون الأنسب لمساعد المخابرات الشعب الصيني.
بعد قراءة ذلك، فإنه لا يعني أنها لم تستخدم التوقعات؟
